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关于OA系统的功能简介

来源:上海真略科技网络有限公司|发布时间:2019-01-09|浏览

随着客户的业务工作日趋复杂,原有的工作手段和模式就需要进行相应的提升和改革,同时伴随人员计算机应用水平的逐步提高,在管理上提出了要将现代办公思想和计算机、网络、通讯、多媒体等技术高度集成化,对各种办公信息资源进行采集、分析,按不同管理需求进行合理配置,以达到更加深入地把握商机和管理,提高办公效率、解决客户信息沟通和大规模协同工作,并为领导和管理者提供有力的决策支持等目的,从而促进客户办公管理工作水平不断提高。

1.1强大的工作流系统

图形化的工作流定制端能够直观的描绘出用户的业务流程达到"所见即所得"的目的。图形化的流程定制端是实现复杂业务逻辑流程的基础,采用"拖拉"的方式使得定制流程更为简单,用户无须掌握高深的程序代码,只需了解本单位的业务流程就可以轻松的定制出复杂的业务流程。支持的流程模式如:

  直流:从一个处理节点到另一个处理节点。

  分流:多个处理节点到一个处理节点或者一个处理节点到多个处理节点。

  条件流:(简单条件流,复杂组合条件流以及逻辑判断条件流)。

  子流:工作流中嵌套子工作流处理。

稳定性和适应性是流程平台最重要的因素。流程平台能够稳定地运行于各种环境下。根据多年的客户实际使用经验,对流程中的各种突发事件或是异常状态也能够进行有效的控制,不会因为流程中的某个错误而导致文档流程失败。支持的流程异常处理:

撤办:流程启动者可以要求对正在处理的流程进行撤销办理。

催办(手动催办和自动催办):用户能够对过期未完成的文档进行催办通知以及处理。

转办:当前办理者可以把文档转给同一权限的人员办理。

重办:允许工作流中的某个办理人员提出重新办理已经处理过的文档。

代办:当办理人员无法及时处理流程,系统将转给代办人员进行处理。

跳转:由于业务流程模式的突然变动,允许具有相应权限的用户对流程做出跳转处理,直接发送到某个节点上。

特有的流程模式为用户带来使用上的方便,同时结合中国的实际情况,更贴近用户习惯。特有的流程处理模式:

自由流程模式:允许用户自定义下个节点的办理人员和办理权限。

智能型流转模式:系统可以根据一定的条件跳过其中某个处理人或是处理节点。

严格按照权限的逐级流转模式:

严格按照权限的逐级流转方式能够把行政级别,行政职务紧密结合,不管是在政府机构或是中小企业中都能得到广泛的应用。

1.2Word控件无缝结合

公文正文编辑与Word无缝集成,实现痕迹保留,按修改人将文档用颜色区分,排版页面设置、编辑、打印输出方便。

二、系统功能


1.个人办公

此系列模块主要起辅助工作的作用,是全体员工工作的好助手。

1.1办公桌面

办公桌面模块集中了用户当前需办理的工作和需处理的事务。包括系统大部分模块,如邮件、消息、日程安排、办文、阅文等;用户登录系统后,各类事宜在办公桌面分类列出,点击相应链接即可进入相应页面办理,起到引导用户完成工作的作用。

1.2日程安排

可以安排多种重复或不重复的任务,也可以方便地安排任务管理中的任务,并可及时提醒,从而使员工加强时间管理,提高工作效率。方便个人安排每天日程,方便领导安排监督下属工作任务,主要包括如下功能:设置各种类型的个人日程,并以日历方式按天和按周两种方式查看;授权用户也可给他人安排日程。

1.3工作日志

基于网络的工作日志系统,可设为私有,限制,公共三类级别分别供自己,部门领导,全部人员查看。便于个人总结,便于上级检查工作,便于和同事分享工作经验,是知识管理挖掘隐性知识的一种手段;用户可随意添加,删除,修改多个日志,通过翻阅日历查看任一天的日志也可通过日期,关键字等检索日志。

1.4工作计划

计划的内容和格式可以通过表单子系统自由定制,同时上级可以方便地查看下级的各种报告和计划。该功能使得管理工作方便便捷,并可以提供丰富的经验知识积累。

1.5个人设置

设置个人信息;查看设置用户个人密码;修改用户的姓名、联系方式等基本信息。

1.6外出授权

外出授权,可以授权给他人代我处理工作,每次授权都将保留授权记录。在您返回登录系统后,系统将自动取消授权。

1.7小助手

当有新的邮件、消息、日程安排、办文、阅文时小助手自动弹出来提醒。

2.公文管理

公文流程可以根据系统设置自动启动或用户自行启动,公文流程中的处理人可指定主办人、代办人(当主办人因出差、休假等原因不能处理工作事务时,其工作可经由代理人处理,从而保证了流程事务文件的顺利流转。)处理人也可指定为部门负责人或者某一岗位或者部门的所有人员或者某个系统角色。

授权人员可监控全部流程,提供日志记录,支持自动催办,手动催办。

系统还预设了多种公文模板,根据不同需要进行选择模板文件,在模块文件用户只需输入文字就可以完成公文的起草,不必进行烦琐的排版工作。

2.1公文参数设置

公文类别:任免、财务、宣传

公文密级:保密、绝密、普通

紧急程度:一般、紧急、特急

2.2发文管理

由电子行文方式代替手工行文方式,实现公文处理的自动化,有完善的流程监控和重定向功能,实现公文处理单自动打印,实现公文电子存储,提高公文的可利用性。

发文管理在网上完成单位内部和对外公文的起草、审批、核稿、签发、发布、存档、查询等处理。公文流转方面的设计参考了ISO9000体系关于文件控制的有关标准,保证其在各个阶段的可控性,并对其发放、作废、归档等操作做系统记录。支持WORD, EXCEL文件的在线修改,提供数字签名、电子印章技术。

拟稿人员可方便地引入WORD等文档,发文拟稿在通过审批之后即形成正式文件,并可打印或授权指定的人员传阅、发布、存档;公文在流转的过程中,拥有权限的人员可修改文件、填写意见、执行否决等操作;文件的指定接受者(报送对象)登录系统后会自动接收文件,阅收者可签署意见,并可根据情况将文件再次传阅给本部门的其他人员;管理人员可实时监督催办系统内正在流转的各类文件;可检查文件发放、归档、作废情况;可检查各部门文件阅办情况。

发文管理是指向外发出的文件从起草到签发的运行处理,正文编辑与Word无缝集成,实现痕迹保留,排版、编辑、打印输出方便。

处理步骤:拟稿、部门核稿、办公室审核、领导签发、文档编文号后的自动分发并归档等环节。


2.3收文管理

完成单位外来公文的流转,并可完成归档、查询等全过程处理;支持灵活的流程定义,文件提交、退回及终止以及提供健壮的存取安全控制等。

处理步骤:收文扫描登记、拟办、批阅、阅示、传阅、自动归档。

公文接收:直接以电子邮件的方式接收电子公文,利用扫描和OCR技术将纸介质公文转化为电子形式。系统自动为每个收文进行编号,将电子公文文档作为附件。

电子公文传阅:收文管理员将收到电子公文提交给办公室主任拟办,由办公室主任指定相关领导阅示、阅、选择相关主办部门和协办部门,电子公文可附带公文传阅单传阅人可将公文转发他人,主办部门和协办部门可在传阅单上签字、或签署意见也可以将收文转发给本部门的相关人员进行传阅。


2.4内部收文

完成单位内公文阅办,可以将公文进行打印,保存。

2.5部门收文传阅

完成部门内公文的传阅,可以将公文进行打印,保存。

2.6公文归档

公文归档是将发文、收文、内部收文、部门收文传阅中的各种文件按文件类型建立目录进行管理。

2.7综合查询

可以按照拟稿人、收发文日期、收发文类别、收发文工作流程状态等多种方式进行查询。也可以定义多个条件进行复杂的组合查询,查询出的结果支持导出Excel以及网页打印功能。

3.人事管理

人事管理系统主要目的是为方便单位的人事档案管理而设计,每个员工的相关个人资料都保存在本数据库中。利用本系统可以进行公司的人事资料的浏览,查询和分析,以便于单位内部的人力资源开发。

3.1人事申请

人事申请包含:休(请)假申请、外出申请、劳动用工申请。

休(请)假:请假进行流程监控,使企业的考勤管理制度更加透明化。审批人员在审批请假申请时,可以查询申请人所有的请假情况,以此作为审批的参考,管理员还可以完成指定时间段中的请假统计表。

外出申请:对出差进行流程监控,使企业的考勤管理制度更加透明化。审批人员在审批外出申请时,可以查询申请人所有的外出情况,以此作为审批的参考,管理员还可以完成指定时间段中的出差统计表。

劳动用工申请:记录新进员工的用工报批申请。

3.2考勤管理

考勤数据可以手工录入,也可从考勤机系统自动导入。导入数据的具体方法。根据考勤数据可以分析某个时间段内员工的出勤率和加班时间。

3.3培训计划

每月或不定时的培训计划,需要报公司申请审批。

3.4培训反馈

根据培训后的信息进行反馈统计分析,每一次培训情况是否达到预期目标,适当调整公司的培训计划。

3.5考核管理

考核管理包含:考勤考核、办公效率考核、卫生考核、业务考核、岗位责任考核。

4.后勤保障

4.1会议管理

会议分类功能:管理员在会议配置中设置会议种类和对应的工作流,根据会议的种类系统自动选择相应的流程;

   会议室申请、查询功能:会议组织者可以查询和预定会议拟召开期间可用的会议室,从而确定会议地点;同时确保会议室资源的合理、充分使用;用户还可以直接切换到会议室管理中查看所有会议室的占用情况、预定会议室。

提供了对会议通知单反馈信息的实时跟踪:系统通过待办事宜系统发出会议通知单。用户对会议通知单的反馈信息包括:查看、反馈等。这些宝贵的实时信息有助于管理者动态掌握会议安排。

4.2车辆管理

车辆管理模块的主要作用是将单位车辆的具体资料保存在本数据库中。利用数据库对车辆进行各种情况的的记录,查询,包括:车辆预定、使用,协调、维修,保养,报废等。

4.3物资管理

物资管理包括设备申购、登记、分配等一系列流程。用户可以根据个人需求,网上填写请购申请,获得批准后,进行采购,管理员进行设备登记,方便其他员工查阅设备使用情况,跟踪设备预定、归还、转移、维修、报废等情况。

5.网络通讯

此系列模块功能提供一系列通讯模块,包括电子邮件和即时通讯,为协同办公提供方便:

5.1电子邮件

可以接收、发送、回复电子邮件,邮件格式可以为文本或HTML格式,可结合系统组织结构来选择收件人,实现单发或者群发邮件;提供邮件搜索功能,邮件跟踪功能,根据发送邮件时选择的已读回执系统自动返回收件人查看邮件的时间。在收件箱通过加粗并将字体颜色变为红色来标识未读邮件。

5.2即时通讯

以WEB方式向在线用户和非在线用户发送消息。在线用户会在瞬间收到提示,不在线用户在登录时会得到提示。

5.3通讯录

此通讯录集成了个人通讯录,公共通讯录,单位内部通讯录三部分。普通用户可在个人通讯录添加通讯信息;授权用户可在公共通讯录添加人员通讯信息。内部通讯录则保存使用本系统的所有用户通讯信息。在相应的通讯录中均可实现对联系组和联系人的分类和管理。

6.公共信息

公共信息系列模块提供了一个信息发布和共享平台,满足了个人之间,上下级之间,集体间交换信息的需求。

6.1公告栏

用于发布单位的公共信息如新闻、领导讲话、一周安排等。公告栏内可设置多个栏目,供某个部门使用或者全体人员使用。授权人员可在相应栏目发布管理文章。对查看公告栏信息的用户通过设置公告的发布范围来管理。

6.2贯标管理

提供了一个用户共享单位内部各类知识的平台。各类资料如法律法规、技术文档等加入其中后,既方便资料管理,又可实现信息共享。知识中心分个人、公共两部分部分,限定资料的共享范围。主要功能包括目录和文件的创建、修改和删除;具备合理严格的权限控制。

6.3职员社区

提供给员工一个交互沟通的平台。员工可在此讨论工作生活中的各类问题,促进解决问题,加强人员沟通。职员社区可设置多个讨论区,讨论区下面可设置多个版面,用户可在各版面提出话题参与讨论;讨论区和版面由社区管理员管理;每个版面可由管理员设置版主,负责对该版文章的管理。

6.4领导信箱

提供给用户一个向单位领导提出合理化的建议的便捷渠道,用户均可在此提出各类意见建议,提交给领导,向领导提交意见时可以以匿名或真名的方式。

6.5网址链接

方便系统用户收藏网址,共享有用网址。

6.6下载中心

对下载的文档和软件进行分类编号,支持上传多个附件。对下载的范围进行数据权限控制。

7.档案管理

该模块参照《中华人民共和国档案法》、《档案著录规则》、文书档案案卷格式、归档文件整理规则、机关档案工作业务建设规范等法规性文件。涵盖了档案的收集、整理、立卷、鉴定、编目、保管、统计、检索、利用、销毁等项工作。

档案管理员利用该功能模块可以实现档案的登录,组卷,合卷,分卷,检索,统计,借阅,专题管理,打印各种检索工具,销毁等管理。同时对于单个文件也可以迅速实现归档,查阅 ,属性修改等文档管理。最终实现档案管理的计算机化。同时,根据档案类型又分文书档案、科技档案、财会档案、实物档案、声像档案、照片档案等模块。另外,本子系统同时能够支持国家档案法的最新标准,即档案的文件级管理,提供智能化的文件关联手段、支持档案盒的文件整理办法、制作分发光盘、支持批量修改和打印等功能。

7.1档案借阅

在机构内部,要查阅需要批准才能查看的档案文件,可先通过借阅查询,选择你想借阅的文件,点击申请借阅,进入申请借阅页面。该页面中选取你的使用原因、使用类型、批复人等内容,点击保存申请,完成一个新的借阅申请。借阅查询模块提供了强大的查询功能,您可以根据年度、保存期限、密级、标题、关键字、责任者等条件来查询,也可以在全文检索关键字里输入你想查询的内容,点击全文搜索来查询。

公开文件:在机构内部,查看不需要批准就能查看的档案文件。

已批文件:查看机构内部已被批准的档案文件。

借阅申请:查看用户自己的借阅申请的批复状况。点击[未批复]、[已批准]、[已拒绝]可以方便的查看到自己申请还没批复、被批准、拒绝的具体列表。

7.2整理维护(档案管理员操作模块)

档案整理:由档案管理员统一对未归档的文件和已归档的文件进行操作整理。

浏览文件:以[类别-卷宗-文件]的层次浏览档案文件。

登记文件:以未归档、已归档两种状态来查看档案文件的登记情况,并可以手工方式新登记档案文件。

档案查询:强大的档案查询功能,您可以根据年度、保存期限、密级、标题、关键字、责任者等条件来查找所需档案,或者通过输入文档内包含的部分文字采用全文检索方式查询。

档案库维护:档案管理员对类别、卷宗进行整理,以及进行自动组卷。

7.3档案批复

借阅批复:具有借阅批复权限的人,对档案借阅申请进行批复,及可查看自己的审批情况。

销毁批复:具有档案销毁批复权限的人,对档案销毁申请进行批复,及可查看自己的审批情况。

7.4档案日志

借阅统计:对档案的借阅情况进行统计。

档案统计:对已归档档案情况进行统计。

登记统计:对档案的登记状况进行统计。


8.系统管理

系统管理可对一些基本的数据和应用进行配置。通过系统管理,企业可迅速的定义适合自身实际情况的办公应用,例如组织机构、系统访问权限、系统角色、系统安全(访问系统的IP设定以及登录用户绑定固定的电脑上使用系统)等。

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